Sanāksmes protokols ir dokuments, kas atspoguļo visus svarīgos šī pasākuma lēmumus. Nepareizs formulējums gan jēgas, gan dizaina ziņā var izraisīt to, ka sanāksmes dalībnieki to apstrīd. Turklāt pastāv potenciāls risks pieņemt nepareizus vadības lēmumus, ja ražošanas sanāksmes protokolā ir maldinoša informācija. Pareizi sakārtot to palīdzēs vienkāršu ieteikumu kopums.
Šī dokumenta teksts parasti sastāv no divām daļām: ievada un galvenā. Sanāksmes protokolā (tā pirmajā pusē) ir aprakstīti galvenie notikuma parametri: amats, pilns vārds dalībnieki, priekšsēdētājs un sekretārs. Ja kādam no klātesošajiem ir īpašs statuss (uzaicinātais, eksperts, novērotājs utt.), Tas tiek atzīmēts arī dokumentā. Ja sanāksmē piedalījās daudzi cilvēki, sanāksmes protokolā uz atsevišķas lapas var būt informācija par viņiem, kas ir neatņemama dokumenta piemērošana. Ievada sadaļa noslēdzas ar darba kārtību, kurā ir apskatīto jautājumu saraksts. Vēlams tos sakārtot pēc būtības, tomēr jautājumu sarakstā var būt arī citi faktori, kas ietekmē vietu. Piemēram, darba kārtības struktūra var būt atkarīga no loģiskām attiecībām ar daļu no tās jautājumiem vai no personu nodarbinātības, kas piedalās pasākumā. Pats dokuments tiek izpildīts uz organizācijas (tās vienības) veidlapas, tas jānorāda, kad notika sanāksme.
Sanāksmes protokolā galvenajā daļā jāatbilst ievada protokolam. Jo īpaši tās jautājumiem vajadzētu būt tādā pašā secībā kā darba kārtībā. Algoritms tāda teksta konstruēšanai, kas satur informāciju par katru darba kārtības punktu, ir šāds: “noklausījies”, “runājis”, “izlemts”. Galvenais noteikums šajā protokola daļā ir tāds, ka tam nevajadzētu pārvērsties par sava veida stenogrammu.
Jo īpaši apakšklausē “noklausītais” ir aprakstīts, kurš bija galvenā runātājs šajā jautājumā, ko viņš ieteica savas runas rezultātā. Runātāji dalībnieki arī norāda, kurš teica, ko viņi ierosināja. Šis lēmums nosaka sanāksmes dalībnieku vairākuma galīgo nostāju. Ja tas tika pieņemts balsojot, tad norāda, cik cilvēku bija par, cik bija pret, kā arī atturējās. Atkarībā no apspriesto jautājumu svarīguma var uzskaitīt vārdus. cilvēki, kuri ir ieņēmuši šo vai citu nostāju.
Sanāksmes protokolu sastāda sekretārs, pašu dokumentu paraksta izpilddirektors un sanāksmes priekšsēdētājs. Informācijas avots tā apkopošanai ir ar roku rakstīti melnraksti, piezīmes, kas izgatavotas, izmantojot balss ierakstītāju, stenogrammas. Ja sanāksmē identificēto jautājumu risināšanai ir vajadzīga tās vecākās amatpersonas atļauja, kura nepiedalījās sanāksmē, šī vadītāja lēmumiem var tikt sniegts papildu apstiprinājums. Parakstīto un reģistrēto protokolu var nosūtīt gan kā vienu dokumentu, gan izrakstu veidā ierēdņiem, uz kuriem attiecas tikai daļa jautājumu.
