Visi zina vārdu protokols. Biroja darbinieki to regulāri dzird sanāksmju laikā, policisti to izmanto savā profesionālajā darbībā, un valstu vadītāji un diplomāti ir spiesti ievērot viņiem diktētos noteikumus. Kas ir protokols? Mēs to uzzināsim zemāk.
Protokola jēdziena nozīme
Kā ievērojams skaits citu terminu, šim vārdam ir vairākas nozīmes. Tas viss ir atkarīgs no darbības jomas, kurā tiek piemērota vēlamā koncepcija. Tātad, mēs apsvērsim visbiežāk sastopamās situācijas, kad ir ierasts runāt par protokolu.
Ja mēs runājam par uzņēmējdarbības vidi, tad protokols ir dokuments, kas apraksta notikumu (sapulce, sapulce, direktoru padome utt.).
Mēs jau iepriekš minējām par policiju, kura arī bieži sastāda līdzīgu dokumentu. Šajā gadījumā tiek netieši minēts nozieguma vai pārkāpuma fakts.
Starptautiskajā formātā protokols ir noteikumu kopums, kas jāievēro oficiālajās sanāksmēs starp valdības ierēdņiem un diplomātiskajām amatpersonām. Piemēram, ir protokols par sanāksmēm starp valstu vadītājiem vai vizīti pie prezidenta.
Tomēr šajā rakstā mēs koncentrēsies uz biznesa protokolu jēdzienu.
Tikšanās minūtes
Biznesa sanāksmes ir neatņemama visu biznesa vidē notiekošo procesu sastāvdaļa. Viņi var nokārtot oficiāli, ņemot vērā noteikto laiku, un tikai biroja ēkā. Ļoti populāri ir arī neoficiāli biznesa datumi. Otrajā gadījumā jūs varat iztikt bez sarunas protokola apstiprināšanas. Ja sanāksme ir oficiāla, tad tai jābūt rakstiskai saskaņā ar visiem noteikumiem.
Protokolu glabā sekretārs vai cita persona ar šādām pilnvarām. Lai neatpaliktu no sarunas, mēģiniet atrast aptuvenu jautājumu sarakstu, kas tiks apspriesti sanāksmē. Balss ierakstītāja klātbūtne nebūs lieka, lai nepalaistu garām detaļas, jo protokols ir ļoti detalizēts biznesa notikuma apraksts.
Jāieraksta klātesošo, kā arī prombūtnē esošo personu vārdi. Jūs pats varat izdarīt piezīmes par ikviena, kurš ieradās uz tikšanos, atrašanās vietu, lai noteiktu kļūdu autors varētu norādīt bez kļūdām.
Katras sanāksmes sākumā tiek noteikta jautājumu izskatīšanas kārtība, pārliecinieties, ka to pierakstāt.
Ja sanāksmē notika balsojums, norādiet tās rezultātus (cik cilvēku nobalsoja par un cik nobalsoja pret). Gadījumā, ja sapulcē piedalījās maz cilvēku, jums ir arī iespēja atzīmēt visu vēlētāju vārdus un uzvārdus.
Neatlieciet protokola izpildīšanu garā lodziņā, jo šajā laikā jūs varat aizmirst sapulces detaļas.
Sarunu protokols
Sarunas atšķiras no regulāras biznesa tikšanās ar to, ka parasti tiek apspriests viens vai pāris jautājumi, kas spēlē lielu lomu abām pusēm. Šajā gadījumā protokols ir iespēja fiksēt visas sarunas nianses un pušu prasības. Jautājums, kas ne vienmēr tiek izskatīts, tiek atrisināts tūlīt pēc pirmajām sarunām, tāpēc direktoriem vai citiem darbiniekiem ir vajadzīgs laiks un pilnīga informācija par sanāksmi.
Sarunu protokols ir sastādīts pēc tāda paša principa kā jebkurš biznesa dokuments.
Jānorāda aprakstītā notikuma datums, dokumenta numurs un vārda pilna versija. Šis ir ievads, kas obligāti norāda dalībnieku sarakstu un galvenos diskusiju jautājumus.
Galvenā daļa informāciju parasti tiek sadalīta trīs daļās: “Noklausījās”, “Runā”, “Nolēma”. Protokola pilnajā versijā visu runātāju vārdi tiek citēti vārdos, kā arī dažos gadījumos protokola izraksts tiek dublēts, kopējot noteiktu tā daļu.
