Jebkurš analītiskais dokuments ir pārvaldības kategorijas rīks, kas ļauj pieņemt pareizo lēmumu. Dokumentā parādīts konkrēta izpētes objekta pārskats ar secinājumiem par rezultātu, norādot to ieviešanas metodes. Informāciju var iekļaut piezīmē par iepriekšējiem pētījumiem un atklājumiem.
Dokumentu struktūra
Normatīvo aktu līmenī dokumenta struktūra nav definēta, tā sagatavošanai nav stingru prasību. Dokumentācijā ir izveidojusies noteikta prakse, izšķir šādus obligātos punktus:
- dokumenta galvene, nosaukums;
- anotācija;
- ievads;
- aprakstītās problēmas būtība, tas ir, galvenā dokumenta daļa;
- secinājumi un secinājumi;
- Parakstītāja paraksts un datums.
Dokumenta beigās pēc secinājumiem var būt izmantotās literatūras saraksts, ziņojumi, uz kuriem tā autors paļāvās, rakstot piezīmi, un lietojumprogrammu saraksts.
Dokumenta vāciņš un nosaukums
Šī dokumenta daļa ir sagatavota, stingri ievērojot uzņēmējdarbības darbplūsmā pieņemtos standartus.
Analītisko piezīmju rakstīšanas piemērs:
LLC vadītājs …
F.I.O.
(no) kurš
Struktūrvienības vadītājs …
F.I.O.
Analītiska piezīme
Ja šādu dokumentu reģistrāciju paredz iekšējā dokumentu plūsma, pielīmē datumu un izejošo numuru.
Anotācija vai priekšvārds
Šajā dokumenta rindkopā ir īsi aprakstīta problēmas būtība. Ja mēs runājam par zinātnieku aprindām, tad var norādīt galveno mērķi un metodes, kuras tika izmantotas datu analīzē. Šajā piezīmes punktā ir aprakstīti datu avoti, to izmantošanas pamatojums. Jāizrāda stratēģiskais mērķis, kura sasniegšana iedvesmoja dokumenta autoru veikt pētījumus.
Apsveriet analītisko piezīmju rakstīšanas piemēru.
Ja dokuments attiecas uz iekšēju dokumentu pārvaldību, tad priekšvārds parasti var būt īss:
… Par noliktavas Nr. …. inventarizācijas rezultātiem, kas veikti … datums …
vai
… Par departamenta plānoto darbu pašreizējam ceturksnim … vārds …
Ja mēs runājam par zinātniskās aprindās izmantotajiem dokumentiem vai par nopietnas problēmas analīzi, priekšvārds var izskatīties šādi:
… Kopsavilkums: Pēdējo 3 mēnešu laikā veiktā pircēju pieprasījuma pēc automašīnām analīze pēc kategorijām un zīmoliem … nosaukums …
Pētījums tika veikts, izmantojot klasisko daudzdimensiju analīzi. Dati ir apkopoti kopējā tabulā ar visu faktoru novērtējumu desmit ballu skalā. Saskaņā ar pētījumu rezultātiem neapstrīdamais līderis tika identificēts … ar transportlīdzekļa vārdu …
Analītisku piezīmju rakstīšanas piemēri par uzņēmuma pārdošanas nodaļu:
… Uzņēmums … nosaukums … 6 mēnešus, pārdošanas nodaļas rezultātu analīze. Rezultātā tika identificētas vairākas novirzes no plānotajiem rādītājiem ar iespējamiem to parādīšanās iemesliem.
|
Rādītājs, kas tika analizēts |
plāns |
fakts |
% novirze |
iemesls |
|
Skaidras naudas ieņēmumi no pārdošanas, RUB |
||||
|
Noliktavas krājumi ……….. |
Galvenā dokumenta daļa
Šajā piezīmes daļā ieteicams ievērot noteiktu struktūru:
- Analizējamās problēmas apraksts.
- Analīzē izmantotās metodes.
Ja rezultātā dokuments izrādās apjomīgs, tad saturu ir iespējams sastādīt, norādot lappušu numurus, noteiktas dokumenta daļas nosaukumus.
Galvenais uzsvars tiek likts uz analīzes metodēm ar provizoriskiem secinājumiem. Ja noteiktas teorijas parādījās darba gaitā, tad dokumentā tās tiek paustas. Galvenais ir tas, ka dokumenta galvenās daļas struktūrai ir loģika.
Apsveriet analītisko piezīmju rakstīšanas piemēru, problēmas būtības aprakstu.
Uzņēmuma vadība … Es sazinājos ar mūsu organizāciju sakarā ar to, ka pēdējo 2 gadu laikā pārdošanas nodaļā ir nepārtraukti samazinājusies peļņa. Sarunu laikā tika atklāts, ka klientu skaits nav samazinājies, tieši pretēji - pēdējo 2 gadu laikā viņu skaits ir pieaudzis par 20%. Tajā pašā laikā ieņēmumi samazinājās par 30%. Analizējot pārdošanas nodaļas darbību, tika izmantotas šādas metodes ……………..
Nobeiguma daļa, secinājumi
Uzņēmuma (piemēri ir šajā rakstā) vai zinātnieka analītiska piezīme, politika nevar būt bez secinājumiem. Turklāt tas, kas satur prognozi un ieteikumus turpmākām darbībām, tiek uzskatīts par patiešām pareizi sastādītu dokumentu. Un šo secinājumu un ieteikumu konstruēšanai būtu jābalstās tikai uz veiktajiem pētījumiem un rezultātā iegūtajiem rezultātiem. Šajā gadījumā secinājumi nav jāatkārto, tas ir, ar iepriekš iegūtajiem, kuri bija izklāstīti piezīmes galvenajā daļā.
Analītiskajā piezīmē (piemēri zemāk) nevajadzētu būt pretrunām, jo īpaši pēdējā daļā, dokumentā ir jāseko skaidrai saistībai starp secinājumiem un analīzi. Nav nobeiguma “runas”, kuras neattaisno iepriekš minētais teksts, tas ir, nav personisku secinājumu.
Apsveriet analītiskās piezīmes paraugu (piemērs).
… Lai novērstu zaudējumus no pārdošanas, kas novēroti pēdējo 2 gadu laikā, jāplāno šādi pasākumi:
|
Paredzamā ekonomiskā ietekme |
Līdz kuram datumam pasākumi jāorganizē |
Nepieciešama darbība |
Atbildīgs |
Nav ieteicams izdarīt secinājumus vairāk nekā vienā A4 lappusē.
Paraksts un pieteikumi
Dokumenta beigās obligāti tiek reģistrēts autora amats un pilns vārds (ar dekodēšanu). Ja analīzi veica vairākas personas, tad tās ir jānorāda. Tiek piestiprināts piezīmes un paraksta rakstīšanas datums. Ja dokuments ir paredzēts plašam cilvēku lokam vai tiek nodots citai uzņēmuma struktūrvienībai, jūs varat norādīt kontaktinformāciju, lai saņemtu atsauksmes.
Analītiskām piezīmēm (piemēriem, kurus mēs pārskatījām) var būt lietojumprogrammas. Tie ir papildu dokumenti, kuros var būt diagrammas un starpposma dati, izmantoto terminu saraksts vai autora izmantotās aprēķinu formulas. Jūs varat norādīt atsauču sarakstu, no kuras iegūta informācija bija analīzes pamatā.
