Pasākums nozīmē sapulci, kas tiek plānota un organizēta, piedaloties cilvēku grupai: brīvdienas, biznesa tikšanās, sporta pasākums, bērnu ballīte, reklāmas kampaņa utt. Tā kā pasākumu visbiežāk apmeklē liels skaits dalībnieku, ir ārkārtīgi svarīgi rūpēties par visu ielūgto personu drošību, kā arī ka tie bija ērti, nevienam nav garlaicīgi, nebija sūdzību par ēdienkarti, mākslinieku sniegumu, sanāksmju telpas dizainu utt. Lai izvairītos no nepatīkamiem pārsteigumiem, jums jābūt uzmanīgam Bet lai sagatavotos.
Pasākuma sagatavošana sākas ar plānošanu. Labāk ir uztraukties par to, kā iepriekš plānot pasākumu. Jo vairāk laika paliek līdz nozīmīgam datumam, jo vairāk iespēju pārdomāt lietas, nosvērt, izvairīties no kļūdām un dalībnieku negatīvām atsauksmēm. Plāni tiek veidoti atbilstoši pasākuma specifikai, taču ir vispārīgi ieteikumi plānošanai.
Ko plānot
Pirmkārt, mērķis. Neviens pasākums netiek rīkots tieši tāpat. Uzņēmuma vadītāji vēlas sasniegt noteiktus rezultātus: korporatīvās kultūras veidošana, preču reklamēšana tirgū, biznesa platformu paplašināšana, darbinieku saliedēšana, jubilejas svinēšana (viņa nopelnu oficiāla atzīšana uzņēmumam) utt. Galvenais ir tas, ka mērķim jābūt konkrētam, skaidri formulētam un sasniedzamam.. Kopā ar mērķi tiek noteikts arī pasākuma veids (bufete, pikniks, brīvdienas akvaparkā utt.).
Nākamais plānošanas posms ir budžets. Neatkarīgi no tā, cik smagi organizētājs mēģina, visas radošās idejas nebūs iespējams realizēt, ja budžets to neatļaus. Tāpēc, pirms izlemt, kā sastādīt rīcības plānu, jums jāizlemj par finansēm.
Tiek ņemti vērā šādi jautājumi:
- viesu skaits un dzimums (nepieciešami ēdienkartes sastādīšanai, dzērienu izvēlei);
- pasākuma norises vieta;
- dizains un tehniskais aprīkojums;
- transports (ja pasākums ir prom);
- foto un video uzņemšana;
- uzņēmēja, mākslinieku ielūgums;
- balvas un dāvanas;
- Pasākuma atspoguļojums plašsaziņas līdzekļos (ja nepieciešams).
Anketas
Pēc iepriekš minēto jautājumu noskaidrošanas varat sākt apkopot uzaicinātajiem anketas. Tātad būs vieglāk ņemt vērā viesu vēlmes. Saskaņā ar aptaujas rezultātiem jums, iespējams, būs jāveic korekcijas plānā un tāme. Mēs piedāvājam aptuvenu jautājumu sarakstu:
- Vai plānojat apmeklēt pasākumu?
- Ja jūs neplānojat apmeklēt pasākumu, tad kāda iemesla dēļ?
- Kā jūs uzzinājāt par pasākumu?
- Kā notika reģistrācija dalībai pasākumā (ļoti vienkārša, vienkārša, bez jebkādām problēmām, ar nelielām grūtībām, jebkādām grūtībām)?
- Vai jums ir kādas vēlmes izvēlnē?
- Kas apmaksās jūsu dalību pasākumā?
- Kādas tēmas, diskusiju jautājumi jūs interesē?
- Vai jums ir kādi jautājumi par pasākumu, kuri?
- Vai jums ir kādi jautājumi pasākuma saimniekam, kuri?
- Kā jūs vēlētos saņemt informāciju par pasākumu (adrese, e-pasts, tālrunis)?
- Cits
Jautājumi tiek pielāgoti atkarībā no pasākuma veida un satura. Galvenais ir sastādīt anketu, lai organizators saņemtu visas atbildes, kas viņu interesē. Tas palīdzēs noteikt, kā sastādīt rīcības plānu, lai izvairītos no visa veida pārpratumiem. Tātad, musulmaņu biznesa partneri banketa laikā neaiztiks cūkgaļu (tas nozīmē, ka ēdienkartē jāiekļauj ēdieni no vistas, tītara), un vadošās korporatīvās partijas joki dažiem cilvēkiem var šķist smieklīgi. Protams, aptaujai jābūt anonīmai.
Pēc informācijas savākšanas darbinieks tieši sāk plāna sagatavošanu.
Kā plānot pasākumu: piemērs
Plāna forma ir izstrādāta saskaņā ar GOST R 6.30-2003 “Vienotās dokumentācijas sistēmas. Vienota organizatoriskās un administratīvās dokumentācijas sistēma. Prasības dokumentiem. " Tradicionāli plānā ir uzskaitīti darba veidi pasākuma sagatavošanai un norisei, termiņi un atbildīgās personas. Dokumenta sākumā norāda apstiprināšanas dokumenta nosaukumu un veidu, dokumenta sagatavošanas datumu, numuru un vietu, apstiprinājuma zīmogu. Atsevišķi noformēti finanšu dokumenti, apstiprinājuma lapas un iepazīšanās ar dokumentu. Diagrammas formā tas izskatās apmēram šādi:
|
Es apstiprinu --------------- --------------- (uzņēmuma vadītāja amats) ------------------------------------- (pilns vārds) (paraksts) |
|||
|
Rīcības plāns sagatavošanai un norisei -------------------------------------------------- ---- (pasākuma nosaukums) |
|||
|
Datums: Atrašanās vieta: Pasākuma mērķis: |
|||
| Nē | Darba veidi | Termiņi | Atbildīgs |
| 1. | Organizācijas komitejas izveidošana | 2014.12.15 | Pilns vārds |
| 2. | Kultūras programmas sastādīšana | 2014.12.15 | Pilns vārds |
| 3. | … | ||
Plānā var būt arī slejas “rezultāti” un “piezīmes”.
Izstrādātais plāns tiek pārrunāts ar uzņēmuma vadību, apstiprināts un paziņots darbiniekiem. Atbildīgās personas parakstu paraksta uz iepazīšanās lapas un saņem plāna kopiju. Pēc tam jautājums: “Kā sastādīt rīcības plānu?” tiek uzskatīts par slēgtu.
Parasti pasākumi tiek rīkoti vairākas reizes gadā, tāpēc pasākumu vadītājam vai citam speciālistam ir jāsastāda gada rīcības plāns. Kā sastādīt gada rīcības plānu?
Gada plāns
Pirms turpināt gada plāna sagatavošanu, jums jāanalizē uzņēmuma aktivitātes pagājušajā gadā. Balstoties uz analītiskā darba rezultātiem, tiek sastādīts ziņojums, kura saturā tiks izvirzīti mērķi nākamajiem 12 mēnešiem. Jaunā kalendārā gada pasākumi būs vērsti tieši uz šo mērķu sasniegšanu.
Pasākumi tiek plānoti pa mēnešiem. Cik daudz pasākumu vadīt katru mēnesi - izlemj uzņēmums. Viss atkarīgs no mērķiem un aktuālām problēmām. Paredzētas vienreizējas, periodiskas un pastāvīgas aktivitātes. Vienreizējie pasākumi jo īpaši ietver aprīkojuma iegādi no ārvalstu uzņēmuma. Arī pašreizējais pasākums notiek vienu reizi, taču tas prasa ilgāku laika periodu. Periodiski notikumi tiek atkārtoti noteiktā laika intervālā. Tas var būt personāla attīstība (konferences, semināri, tīmekļa semināri), projektu izstrāde un ieviešana, korporatīvi pasākumi un daudz kas cits. Visiem notikumiem loģiski jāatbilst viens otram attiecībā uz pasākuma iespējamību, tematu un laiku.
Gada plāna forma
Gada plānu sastāda kā vispārēju darba plānu vai laika grafiku. Dažreiz abas iespējas ir piemērotas (piemēram, ja izpildītāji strādā dažādās organizācijās). Apsvērsim šāda veida plānus sīkāk.
Gada vispārējā plānā tiek atzīmēts kārtas numurs, pasākuma nosaukums, termiņi, rezultāti, vadītāji un piezīme. Nodaļā “Rezultāts” norādīts speciālistu darbību produkts: procesa vai mehānisma diagramma, pabeigts projekts, ziņojums, dokumentu pakete utt.
| Nē | Pasākuma nosaukums | Rezultāti | Termiņi | Izpildītāji | Piezīmes | ||||
| Sākums | Beidzas | LLC | OJSC | CJSC | |||||
| 1. | Starptautiska konference | Abstraktu kolekcija | 01/15 | 01/17 | Pilns vārds | Pilns vārds | Pilns vārds | Iesaistīti specializēto universitāšu studenti | |
| 2. | Jaunās siera šķirnes prezentācija | Ziņojums par jaunas siera šķirnes noformējumu | 16.02 | 02.17 | Pilns vārds | Pilns vārds | Pilns vārds | Iesaistīti uzņēmumu tehnologi | |
| 3. | … | ||||||||
Sastādot laika grafiku, aktivitātes tiek norādītas katram mēnesim. Krustojums starp pasākuma nosaukumu un mēnesi ir nokrāsots. Dokuments var izskatīties apmēram šādi:
| Nē | Pasākuma nosaukums | Rezultāti | Izpildītāji | 2014. gads | Piezīmes | ||
| Janvārī | Februāris | Martā | |||||
| 1. | Starptautiska konference | Abstraktu kolekcija |
LLC OJSC CJSC |
||||
| 1.1. | Biļetenu sagatavošana | Informatīva vēstule | Biroja vadītājs | ||||
| 2. | Jaunās siera šķirnes prezentācija | Ziņojums par jaunas siera šķirnes noformējumu | |||||
| 2.1. | Brošūru sagatavošana | Lidotāji | Mārketinga nodaļa | ||||
Papildus gada plānam tiek izstrādāts pasākumu pamatojums, ziņošanas un kontroles formas, kā arī pielikumi. Pieteikumos ietilpst:
- finanšu uzskaite;
- komunikācijas plāns, cits pasākuma atbalsts;
- riska analīze.
Visi iepriekš minētie plāni ir domāti pieaugušajiem. Bet dažādi pasākumi tiek rīkoti kopā ar bērniem. Puišu plānu sastādīšanas modeļi ir aptuveni vienādi, taču ir dažas iezīmes.
Kā sastādīt rīcības plānu bērniem
Pasākums, kas paredzēts jauniem pilsoņiem, atšķiras no tā, kas paredzēts pieaugušajiem, galvenokārt izglītības un (vai) veselības uzlabošanas ievirze. Atbildīgie ir iecelti skolotāji, psihologi, izklaidētāji, bibliotekāri, konsultanti veselības nometnēs un citi speciālisti, kas strādā ar bērniem. Pasākuma specifika ir atkarīga no bērnu vecuma un izvirzītajiem uzdevumiem. Apsveriet pasākumu plānošanas iezīmes pirmsskolā, skolā, bibliotēkā un atpūtas nometnē.
Pirmsskolas
Bērnudārza aktivitātes ir daļa no gada plāna. Paredzēts:
- matīni (tematiskie un svētku datumi);
- sporta brīvdienas;
- veselības dienas un nedēļas (iekļaujiet dažādas aktivitātes);
- vecāku sapulces utt.
Katrai no šīm darbībām tiek sastādīts plāns vai scenārijs, kuru apstiprina vadītājs un saskaņo ar viņas vietnieku. Norādiet pasākuma nosaukumu, mērķi, uzdevumus, pasākuma laiku un vietu, aprīkojumu, inventāru, pasākuma norisi (scenārijā) un atbildīgās personas. Šeit ir piemērs, kā plānot rīcības plānu Veselības dienai:
|
Es apstiprinu: vadītājs --------------- (pilns vārds) "____" ______________ 2014 |
|||
|
Vienojās: OIA vadītāja vietnieks ------------------------------ (pilns vārds) "____" ______________ 2014 |
|||
| Veselības dienas rīcības plāns (datums) | |||
| Laiks un vieta | Pasākuma nosaukums | Grupa | Atbildīgs |
|
8.00 - 8.30 Sporta laukums |
Rīta vingrošana | Visas grupas | Grupu audzinātāji |
|
10.00 -10.30 Sporta zāle |
Stafešu sacensības | Senioru grupa | Fiziskās audzināšanas instruktors, grupas pedagogs |
| … | |||
|
15.00 - 15.20 Baseins |
Sporta izklaide "Neptūns nāca pie mums" | Vidējā grupa | Peldēšanas instruktors, medmāsa, grupas audzinātājs |
| Dienas laikā | Foto reportāža no Veselības dienas | Visas grupas | Grupu skolotāji, skolotāju palīgi |
Atkarībā no pasākuma specifikas var norādīt gaidāmos rezultātus (skolēnu sastopamības samazināšanās, ideju veidošanās par bērnu veselīgu dzīvesveidu, vecāku pedagoģiskās kultūras līmeņa paaugstināšanās utt.).
Pasākuma scenārijs pirmsskolas vecuma bērniem ir spēles, uz pasakām balstītas izrādes, maģiski triki, atrakcijas. Ir svarīgi, lai svētki būtu interesanti, jautri, dinamiski un pats galvenais - noderīgi bērniem.
Skola
Aktivitātes studentiem tiek plānotas mācību gada laikā un brīvdienās. Rīcības plānus sastāda direktors, klases audzinātājs, fiziskās audzināšanas skolotājs, organizējošais skolotājs un psihologs. Skolotāju izstrādātos plānus pārbauda un apstiprina direktors. Paredzēti pasākuma mērķi un uzdevumi, gaidāmie rezultāti, iecelti atbildīgie. Veidojot plānus, tiek ņemts vērā bērnu vecums, viņu intereses, problēmas klasē (akadēmiskais sniegums, uzvedība, attiecības komandā utt.), Kā arī objektīvie faktori (gadalaiks, apmetnes veids, īpaši reljefs, klimats utt.), neaizmirstamus datumus. Saskaņā ar to notiek pasākumi par “Bruņiniekiem un princesēm”, “Iepazīšanās ar muzikālo teātri”, “Vasaras svētki”, “Viņi cīnījās par dzimteni” un citām tēmām. Galvenais, lai bērni būtu ieinteresēti. Pasākuma sagatavošanā un plānošanā ir iesaistīti arī paši studenti. Kā sastādīt rīcības plānu? Paraugs ir parādīts tabulā.
|
Es apstiprinu Direktore Nr. --------------------------- (pilns vārds) |
||||
| Rudens atvaļinājumu izglītības plāns | ||||
| Nē | Pasākums | Datums | Klase | Laiks |
| 1. | Muzikālās komēdijas teātra apmeklējums | 2013.10.28 | 11 | 4:00 |
| 2. | Operācija Izārstēt grāmatu | 2013.10.29 | 5.-6 | 12.00 |
| 3. | … | |||
Bērnu bibliotēka
Bibliotēkas darbinieki pārliecinās, ka bērni vairāk lasa un mīl grāmatas. Šajā nolūkā tiek rīkoti literārie vakari, viktorīnas, izsoles utt. Kā izveidot bibliotēkā rīcības plānu? Šis darbs tiek veikts vairākos posmos. Tiek izvēlēta pasākuma tēma, noteikts tā mērķis un mērķauditorijas atlase pēc vecuma. Atbilstoši dalībnieku vecumam tiek atlasīti literārie darbi, sastādīts scenārijs.
Bibliotekāri neaizmirst par reklāmu: tiek izgatavoti plakāti, skrejlapas, ielūgumi. Svarīgs punkts ir ilustratīvā materiāla sagatavošana. Pats notikums tiek ierakstīts, analizēts un reklamēts plašsaziņas līdzekļos. Plāna forma varētu būt kaut kas līdzīgs šim:
| Nē | Pasākuma forma | Pasākuma nosaukums | Publika | Datums |
| 1. | Peidžs | Valentīna diena | Vidusskolnieki | 02/14 |
| 2. | Jautājumu un atbilžu vakars | "Kas zina vairāk pasakas?" | Pirmsskolas vecuma bērni un pamatskolas skolēni | 03/18 |
| 3. | … |
